Close

24/06/2015

Stämmoprotokoll 2015.05.09

Föreningsstämma 2015
Gräddö Askens VA Samfällighetsförening
2015-05-09



01. Stämmans öppnande
Styrelsens ordförande Per Troborg förklarade stämman öppnad och hälsade alla välkomna. Alla styrelsens medlemmar presenterades, förutom Torgny, som inte hade möjlighet att närvara.

02. Val av ordförande för årsstämman
Beslutades att välja styrelsens ordförande Per Troborg till stämmans ordförande.

03. Val av sekreterare för årsstämma
Beslutades att välja styrelsens sekreterare Malin Lundén Schmid till stämmans sekreterare.

04. Val av två justeringspersoner, sales tillika rösträknare
Beslutades att välja Robert Larsson och Peter Guter till justeringspersoner tillika rösträknare.

05. Godkännande av närvarolista som röstlängd
Beslutades att närvarolistan ska användas som röstlängd.

06. Godkännande av dagordning
Beslutades att godkänna dagordningen för årsstämman.

07. Fråga om stämmans behöriga utlysande
Stämman utlystes 22 februari genom avisering till de e-postadresser som fanns anmälda till kassören. Kallelse med dagordning har funnits på hemsidan sedan 8 april. Beslutades att stämman var utlyst enligt vad stadgarna föreskriver.

08. Verksamhetsberättelse och årsredovisning

  • Styrelsen har haft sex protokollförda sammanträden under året som gått.
  • Arbetsdagar har ägt rum sista lördagen i maj respektive september under 2014.
  • Föreningens kassör har försökt att finna en bokföringsbyrå som kan ta på sig uppdraget att förvalta föreningens ekonomi, men sökandet behöver fortsätta då ingen firma har åtagit sig uppdraget. Se även under punkt 12 nedan.
  • Föreningens ekonomi under året har varit god. Amorteringar på det lån som samfällighetsföreningen tagit löper enligt plan. Det har dock visat sig att bankens ränta är högre än vad en privatperson i dagsläget kan få på banken. Information om förslag på att lösa in lånet och att låntagarna istället tar direktlån gick ut i samband med kallelsen till årsstämma. Läs mer under punkten 18 nedan.
  • Räntor har debiterats ut till dem som har lån. Kostnaderna för vattenförbrukning har debiterats ut.
  • Verksamhetsåret som gått budgeterades att föreningen skulle gå med ett underskott. Underskottet har ökat då styrelsen beslutade att arvode skulle utgå till kassören med 30 000 kr, vilket representerar den avvikelse som är värd att notera mot budget. Årets resultat ligger således på minus 40 422 kr. Det kommer dock inte att medföra någon extra utdebitering, då det finns ett balanserat överskott från tidigare år. I övrigt har det varit något mindre kostnader än planerat. Det ackumulerade resultatet på 20 499 kr, dvs. resultatet från tidigare år på 60 921 kr tillsammans med årets resultat på -40 422 kr, föreslås balanseras i ny räkning.
  • Beslutades att godkänna årsredovisningen och att det sammanlagda balanserade resultatet 20 499 balanseras i ny räkning.

09. Revisionsberättelse
Revisorn Lena Julin och Revisorssuppleanten Erika Melin har gått igenom räkenskaperna för verksamhetsåret. Revisorn rekommenderar att; resultat och balansräkning fastställs, årets och förra årets resultat balanseras i ny räkning, ge styrelsen ansvarsfrihet. Beslutades att godkänna revisionsberättelsen.

10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Beslutades att ge styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.

11. Eventuella motioner från medlemmar
Inga motioner har inkommit.

12. Ersättning till styrelse och revisorer
Ingen ersättning till styrelsen kommer att utgå, med undantag för kassören, som styrelsen, i enlighet med beslutet på föregående års stämma, har beslutat ska erhålla 30 000 per år tills avtal med bokföringsbyrå som kan tillhandahålla samma tjänster kan träffas. Styrelsen fortsätter leta efter en bokföringsfirma.

Beslutades att inget arvode utgår till styrelsen, med undantag för kassören, till vilken 30 000 kr i årstakt utgår. Inget arvode utgår heller till revisorn.

13. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debitering
Föreslagen budget är underbalanserad även för nästa år (bilaga 1). Konstaterades att vattenavgiften ökat med kraftigt då kommunen beslutat detta. Även lägenhetsavgiften har gått upp.

  • Föreslogs att vid nästa års genomgång av budget kunna visa budget för det föregående verksamhetsåret.
  • Föreslogs att en tätare dialog med kommunen angående vattenavgifterna skulle inledas.
  • Föreslogs att be Torgny förtydliga skillnaderna i kostnader jämfört med flera år bakåt i tiden.
  • Efter mötet har Torgny lämnat en skriftlig redogörelse till kommunens förändrade taxa vilken bifogas detta protokoll (bilaga 2).

Beslutades att godkänna förslaget till budget.

14. Styrelsens förslag att ändra verksamhetsåret till kalenderår
Beslutades att förändra verksamhetsåret till kalenderår, enligt styrelsens utsända förslag. Diskuterades när datum för årsstämma ska vara, och medlemmarna förordade första halvan av maj.

15. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter
Valberedningen föredrog förslag på kandidat till ordinarie styrelsemedlem under perioden 2015-2018, som ersätter Malin Lundén Schmid, som var fyllnadsvald under perioden 2014-2015. Valberedningens förslag var Robert Larsson. Beslutades att välja Robert Larsson (4:71) som ordinarie styrelsemedlem under perioden 2015-2018.

Per Troborg (4:73) är vald till och med föreningsstämman våren 2017. Torgny Engdahl (4:55) är sedan tidigare vald till och med stämman våren 2016. Styrelsen konstituerar sig själv.

Valberedningen föreslog att sittande suppleanter fortsätter under nästa verksamhetsår 2015-2016. Beslutades att sittande suppleanter för nästa verksamhetsår ska vara Lars Fordner (6:29), Lars Rodhe (4:16) samt Thomas Thunvik (6:39).

16. Val av revisor och revisorssuppleant
Valberedningen föreslog att omvälja sittande revisor och revisorssuppleant.
Beslutades att omvälja Lena Juhlin (4:69) till revisor, och Erika Melin (6:1) till revisorssuppleant för nästa verksamhetsår.

17. Val av valberedning
Beslutades att välja Morgan Åkerblom (4:68) och Peter Lundén (4:93) till valberedning.

Peter Lundén ersätter Outi Lundén, som var vald på ett år. Deltagarna tackade till de avgående Malin och Outi för deras insatser för föreningen med en varm applåd.

Påminde ordföranden om föreningens målsättning om att alla fastigheter på sikt skall bidra lika mycket i föreningens olika arbetsuppgifter efter bästa förmåga.

18. Övriga frågor:

  • Byte till direktlån: De som har lån via samfälligheten har fått ett brev av Torgny. Bakgrunden är bankens höga ränta till samfällighetsföreningar i relation till de räntor för direktlån som erbjuds till privatpersoner. De som önskar teckna eget direktlån, behöver meddela detta skriftligen till Torgny senast 30/6. I så fall skulle andelen i lånet lösas den 30 september.
  • Anslutningsblanketter, ev ännu inte underskrivna: De som inte lämnat in uppmanades att göra detta.
  • Drift, vinteravstängning, mätaravläsningar: Torgny kommer att skicka ut information om när mätaravläsning ska göras. Alla uppmanades även att inför vintern stänga av vattnet både i/vid fastigheten och vid tomtgränser för säkerhets skull. Det kan bli svårt att få ersättning för vattenskada från försäkringsbolaget om man lämnat vattnet på utan tillsyn.
  • Arbetsdagen lördag 30 maj kl 10:00 samling hörnet S:49 – Gustafsson/Larsson (4:71) – Sandin (4:75). Arbetet kommer i huvudsak beröra ventiler och skyltar: Informerades om det arbete som planeras. Thomas informerade om att när han och Rune Wall gått runt för att stänga av under hösten upptäcktes att det kan vara svårt att hitta ventilerna, och att en del stolpar, som ska peka ut var ventilerna finns, står snett. Det ska sås lite mer gräs på S:49 på arbetsdagen. Buskaget som delvis skymmer stora rörskylten ska ansas. Ny liten skylt kan sättas upp på bryggnocken – får dock ej störa bad o lek. Det bestämdes även att kontrollera om rördragningen syns på sjökortet.
  • Ny hemsida: Anders Lindgren har gjort en ny hemsida, som enkelt kan hanteras av styrelsen. Den kommer att vara lösenordsskyddad. Det kommer också att finnas lite generell information om Asken. Den sida som är till för samfälligheten kommer att vara enkel och meddelanden kommer att se ut som post-itlappar. Adressen är gräddö-asken.se. Lösenordet är samma som postnumret. Anders mailar ut vid månadsskiftet när sidan är uppe.
  • Uppföljning projekt bredband/fiber: Diskuterades att mobilt bredband och ADSL är så pass billigt för närvarande att det inte finns någon ekonomi i att dra in fiber. Beslutades att lägga frågan om fiberkabel åt sidan tills vidare.

19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt
Protokollet kommer att finnas på nya hemsidan 1/6.

20. Stämman avslutas
Per tackade alla och avslutade mötet.

Vid protokollet
Malin Lundén Schmid

Justeras
Robert Larsson

Justeras
Peter Guter


Bilaga 1: Budget 2015-2016
Bilaga 2: Analys av taxahöjning
Bilaga 3: Närvarolista