Close

03/11/2015

Styrelseprotokoll 2015.09.26

Styrelsemöte
Gräddö Askens VA Samfällighetsförening
2015-09-26



Plats
Hos Troborgs, Gräddö-Asken.

Närvarande
Per Troborg, Robert Larsson, Lars Rodhe, Lars Fordner, Torgny Engdahl. (Thomas Thunvik närvarande på telefon under §9).

§1. Mötets öppnande
Per hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

§2. Föregående protokoll
Är underskrivet och läggs till handlingarna

§3. Registeringar föreningsformalia
Nytt registreringsbevis är fastställt av Lantmäteriet och återspeglar beslutet på årsstämman om att bokslutsåret numera är kalenderår samt den nya styrelsen.

På Swedbank är det nu registerat att Per, Torgny och Robert kan genomföra betalningar med två i förening.

För hantering av övergång till kalenderår som bokslutsår avseende budget fattar stämman beslut om budget för innevarande år vilket innebär att första kvartalsfakturan blir preliminär. Detta gäller framöver vilket innebär att budget 2016 fastställs på stämman i maj 2016 och denna budget blir även preliminär för första kvartalsfakturan 2017.

Tomt med flera lägenheter får flera lägenhetsavgifter, Torgny kontaktar kommunen och anmäler vilka tomter som berörs.

Robert tar över ansvaret för pärmarna med originalprotokollen, medan Per förvarar de utskrivna ritningarna på anläggningen.

Per kontrollerar var den digitala dokumentationen av anläggningen förvaras.

§4. Arbetsdagen
Arbetsdagen lördag 18 september 2015 genomfördes inte. Nästa arbetsdag sker lördag den 28 maj 2016, kl 10:00.

§5. Bokföringsbyrå
Torgny redovisade ett förslag på bokföringsbyrå, Regaia. Regaia nyttjas av ca 400 bostadsrättsföreningar och ca 100 samfälligheter. Köpt tjänst skulle delvis stödja kassörarbetet men inte helt. Arbetet med avstämning av faktisk förbrukning kontra preliminär skulle ligga kvar på kassören, liksom att mata systemet med underlag för debitering för varje fastighet. Beslut från styrelsen är att till nästa styrelsemöte stämma av referenser och om inga hinder föreligger gå vidare och ta fram ett avtal för undertecknade.

§6. Ekonomi, mätaravläsningar, lån
Resultat- och balansräkning per den 30 september gicks igenom. 5 medlemar har anmält lösen av lån vilket innebär att 6 låntagare återstår. För resterande lånebelopp beslutas att två förslag på lån tas fram av Torgny och presenteras för styrelsen.

Kassörsarvodet utgår enligt tidigare beslut på 30 000 kr per år. Kassören ska fakturera kvartalsvis med 7 500 kr. När en bokföringsbyrå kommit igång får ny bedömning göras av kassörens arbetsinsats och arvodesnivå.

Efter genomgång av ekonomin konstateras att den är enligt budget.

Mätaravläsning är inbegärd per den 3 oktober (så nära detta datum som möjligt).

§7. Anslutningsblanketter
Utestående anslutningsblankett från Anders Lindgren hanteras av Per.

§8. Nöjdförklaringar
Per åtar sig att stämma av utestående nöjdförklaringar.

§9. Drift, spolningar, vinteravstängning
Den 7 september skickade Torgny ut ett meddelande om vinteravstängning. Det har bara kommit in två anmälningar. Thomas kontrollerar ev. behov av att skicka ut en påminnelse.
Vattenkvaliteteten har varierat under sensommaren, medlemmar har upplevt att vattnet periodvis varit odrickbart. Per tar fram ett utkast på brev till Norrtälje kommun för anmälan om kvalitetsförsämring, vilket skickas till styrelsen för synpunkter

Thomas ska prata med Blanck och Möller om höstspolning.

§10. Hemsidan
Den nya hemsidan fungerar bra och har fått positiva omdömen. Styrelsemedlemmarna ska till nästa möte besökt hemsidan och lämna kommentarer.

§11. Övriga frågor

§11.1. Norrtäljes taxehöjningar – hur stora blir de, vad kan vi göra?
Kostnadsutveckling följs, inga åtgärder vidtas för tillfället.

§11.2. Hur kan vi få fler medlemmar?
Styrelsens medlemmar pratar underhand med presumtiva medlemar och informerar om Vasken.

§11.3. Garantitiden gentemot entreprenören
Våren 2017 ska en garantibesiktning genomföras. Hösten 2016 ska en besiktningsman rekryteras.

§11.4. Planering styrelsemöten fram till nästa årsmöte
Kommande styrelsemöte genomförs per telefon tisdagen den 8 december kl 20:00.
Punkter är:

• Lån och
• Redovisningsbyrå
• Tidpunkt för nästa möte

Per bokar Bygdegården för årsstämman 2016 som hålls den 7 maj kl 15:00 alternativt söndag den 8 maj kl 11:00.

§11.5. Övrigt
Lars R har kontrollerat att sjöledningen inte finns med på nuvarande version av sjökort och kontaktar Sjöfartsverket angående detta.
Per ska ta fram en skylt; Ankring förbjuden att fästa på bryggnocken.

§12. Mötets avslutande
Ordföranden tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat.

Vid protokollet
Robert Larsson

Justeras
Per Troborg

Justeras
Lars Rodhe