Close

07/03/2016

Styrelseprotokoll 2016.02.09

Styrelsemöte
Gräddö Askens VA Samfällighetsförening
2016-02-09



Plats
Telefonmöte.

Närvarande
Per Troborg, Robert Larsson, Lars Fordner, Torgny Engdahl, och Lars Rodhe. Frånvarande: Thomas Thunvik

§1. Mötets öppnande
Per hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

§2. Föregående protokoll från 8 december 2015

  • Per tar reda på var den digitala dokumentationen finns samt hanterar utestående höjdförklaringar.
  • Angående vattenkvaliteten har det framkommit att Norrtälje kommun bytt vattenleverantör. I samband med bytet i slutet av augusti 2015, enligt uppgift, genomfördes renspolning av vattenledningar vilket kan ha orsakat missfärgningar. Förslaget från styrelsen är att avvakta med åtgärder och stämma av vattenkvaliteten under våren 2016.
  • Lars R kontaktar Sjöfartsverket om att sjöledningen ska in på sjökortet och Per ska ordna en ankring-förbjuden-skylt till gemensamma bryggans nock.
  • Rekrytering av besiktningsman ska ske hösten 2016.
  • Bygdegården är bokad för föreningsstämman lördag 7 maj kl 15:00.

§3. Registeringar föreningsformalia
Ingånget avtal om redovisningsbyrå kräver att adressändring sker mot samtliga leverantörer samt Lantmäteriets Samfällighetsföreningsregister. Robert ska snarast hantera detta.
Förslag på att uppgiften och ansvaret att hålla ett uppdaterat medlemsregister övergår till sekreteraren från kassören. Tjänsten som tillhandahålls av redovisningsbyrån innebär en annan hantering och innebär att systemstöd kommer att finnas för registret.

§4. Ekonomi, mätaravläsningar, lån
Ställningen på kontot är -1 129 522 kronor. För kvartal 1 har samtliga medlemmar betalat och ekonomin utvecklas enligt plan. Det saknas mätvärden från tre fastigheter och provisoriska värden har lagts in för att kunna stämma av.
Ett bankbesök är inplanerat för att få offert på lån för de medlemmar som har kvar lån genom föreningen. Planen är att dela upp lånebeloppet och binda räntan på två olika löptider.

§5. Redovisningsbyrå
Ett avtal är nu upprättat med Conzignus (fd Hem och Fastighet AB) som innebär ett abonnemang på tjänstepaketet Regia för stöd avseende bokföring, fakturering, betalningar och bokslut. Vi ansvarar själva för att grundinformationen läggs in såsom behörigheter, attestregler, aviseringsinformation m.m. samt att posten adressändras till förvaltarens skanningpartner.
Avtalet innebär en årlig kostnad på 6 672 kronor samt en uppstartskostnad på 1 500 kronor plus moms. Tjänstens utformning innebär att en ny rutin för debitering av rörlig VA-avgift och räntekostnader kommer att behövas. Förslaget är att schablonbelopp tas fram som får ligga till grund för debitering och att en årlig avstämning genomförs för att reglera faktiska kostnader mot inbetalda.

§6. Tidpunkt för nästa möte
Tisdag den 22 mars, kl 20:00

§7. Årsbokslut
Styrelsen gick igenom, av Torgny, framtaget förslag till årsredovisning. Det bestämdes att textdelarna ska delas upp så att de avsnitt som rör historiken ska ligga samlat och att efterföljande texten ska avse årets händelser. Torgny gick muntligen igenom förlag på text som ska läggas in avseende avtalet om redovisningsbyrå. Det ska även kompletteras med en not i resultaträkningen för Drift av föreningen där kostnaden för 2014 specificeras. Efter kompletteringarna och styrelsens påskrift skickar Torgny dokumentationen till revisorn.

§8. Övriga frågor

  • Per nämnde att en som hade erfarenhet av pumpar rekommenderade att man spolar rent i pumpstationen någon gång per år. Det kan ge längre livslängd på pumparna. Detta ska undersökas genom att hågade styrelseledamöter provar i sina egna pumpstationer.
  • Per ska kontakta valberedningen för arbetet som behöver genomföras inför årsstämman då många nya förtroendevalda behöver utses. Det föreslås att den nya kassören ska komma igång så fort som möjligt så att denne är med i uppsättningen av rutiner för den nya redovisningsbyrån.
  • Per skickar ut checklistan för årsmöte till styrelsen så vi kan gå igenom den på nästa styrelsemöte ihop med årsmötets agenda och kallelse som ska fastställas
  • Robert skickar ut info till medlemmarna om tidpunkt för årsmötet nu och att komplett kallelse med agenda kommer senare.

§9. Mötets avslutande

Ordföranden tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat.

Vid protokollet
Robert Larsson

Justeras
Per Troborg

Justeras
Torgny Engdahl